Ивенты

Конференции и пресс-конференции

Конференция и пресс-конференция – две достаточно масштабные и «общительные»  концепции ивент-мероприятий.

Конференция в основном отличается относительно «внутренним» форматом – в ней могут принимать участие:

- сотрудники только одной компании;

- сотрудники компании и её партнёры (дилеры, дистрибуторы, поставщики и др.);

- сотрудники и представители различных компаний одной отрасли;

- представители компаний различных отраслей, участвующих в обсуждении какого-либо проекта, бизнес-идеи или другого вопроса, в реализации которого они все задействованы.

Поэтому, если необходимо провести масштабное, достаточно пафосное и значимое мероприятие с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, проблем при реализации бизнес-идей и технологий, путей решения этих проблем и улучшения взаимодействия – конференция будет однозначно подходящим форматом ивент-события в данном случае.

В агентстве Русские Пингвины мы также поможем определиться с форматом конференции. Атмосфера мероприятия и его эффективность по достижению поставленных целей достаточно серьёзно зависят от его правильного выбора. В зависимости от участников и поставленных задач мы можем предложить следующие форматы для проведения конференции:

1)      конференция внутри компании;

2)      конференция для партнёров компании;

3)      отраслевая конференция;

4)      конференция для потенциальных клиентов;

5)      семинар;

6)      форум, в рамках которого могут быть проведены отдельные конференции, круглые столы, рабочие группы, презентации;

7)      конференция-дуэль с участием двух оппонентов по обсуждению вопросов в рамках заданной темы, где все остальные участники мероприятия являются активными зрителями, задающими вопросы обоим оппонентам.

Немаловажную роль при организации конференций любого формата мы отводим организации общения делегатов конференции и спикеров. Ивент-специалисты агентства Russian Penguins всегда предусматривают оптимальное количество времени для дискуссий, формального и неформального общения во время конференции. В данном случае мы учитываем как специфику самого мероприятия, так и особенности его аудитории. В некоторых случаях, особенно когда речь идёт о конференциях, посвящённых обсуждению законодательства, финансовых и юридических вопросов – аудитория заинтересована в достаточном количестве времени для дискуссии со спикером и уточнении деталей полученной информации. В ряде других случаев, когда конференции носят внутрикорпоративный характер или посвящены, например, таким отраслям как телекоммуникации – участники предпочитают возможность более личного и неформального общения между собой.

Иногда инициаторы проведения конференции могут приглашать корреспондентов для освещения проводимого мероприятия, но это встречается крайне редко. Зачастую участие представителей СМИ предполагается в освещении событий, затрагивающих не только деятельность одной или нескольких компаний, а жизнь общества.

Для организации взаимодействия с представителями СМИ компании предпочитают устраивать отдельные мероприятия – пресс-конференции- где они полностью могут сконцентрироваться на работе с данной целевой аудиторией. Технически пресс-конференция – это ивент-мероприятие для представителей СМИ, когда у компании есть общественно значимая новость или другая важная для общественности информация, и организация или её уполномоченный представитель хотят объявить об этом и/или прокомментировать происходящее в ответах на вопросы журналистам.

Сценарий пресс-конференции ни в коем случае не может быть стихийным и полностью зависеть от задаваемых журналистами вопросов. Все возможные вопросы должны быть определены и отработаны (имеются ввиду, подготовлены ответы на них) заранее. Только при тщательной подготовке сценария пресс-конференции и доносимой в её ходе информации возможно достижение поставленных целей проводимого ивента.

А цели пресс-конференции могут быть вот такими:

1)      формирование имиджа Компании и при необходимости коррекция её репутации;

2)      привлечение внимания общественности к деятельности Компании и её подразделений, к открытию или запуску новых производственных мощностей;

3)      создание необходимого информационного повода;

4)      привлечение внимания потенциальных клиентов и партнёров;

5)      презентация новых продуктов или услуг компании;

6)      повышение мотивации сотрудников и партнёров компании;

7)      построение отношений с представителями СМИ.

В брендинговом агентстве Russian Penguins мы тщательно следим за достижением поставленных целей в процессе реализации такого ивент-мероприятия как пресс-конференция, и делаем всё, чтобы это работало на брендинг продвигмаемой компании или продукта.

В стандартный механизм пресс-конференции мы внедряем элементы брендинга, разработанные в тесном сотрудничестве с нашими заказчиками.

Стандартный механизм проведения пресс-конференции выглядит так: обычно в начале пресс-конференции ведущий объявляет о начале мероприятия, один из участников-представителей делает несколько сообщений о предмете мероприятия, и в процессе мероприятия представители отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связянные с темой встречи. Затем по окончании пресс-конференции ведущий и представители компании произносят заключительную речь и благодарят прессу за участие в мероприятии. Длительность всего мероприятия может занимать от 30 минут до 3-4 часов.

Элементы брендинга внедряются не только в оформление места проведения пресс-конференции, но также в брендирование оборудования для работы журналистов на пресс-конференции и иногда так называемых пресс-офисов со средствами связи, в материалы пресс-конференции и контент вариантов ответов на вопросы представителей СМИ.

Отдельное внимание мы уделяем созданию пресс-релиза мероприятия, приглашению представителей СМИ и выбору ведущего пресс-конференции. Пресс-релиз тщательно разрабатывается, согласовывается и утверждается для предусмотрения в нём всех необходимых нюансов подачи нужной информации. С целью приглашения «нужных» участников пресс-конференции мы уделяем особое внимание разработке концепции мероприятия и его подачи. Кандидат на роль ведущего пресс-конференции проходит очень жёсткий отбор, так как он играет одну из серьёзных ролей в сценарии проведения пресс-конференции:

1)      отводит нежелательные вопросы, оставляя их без ответа и мотивируя это отклонением от темы мероприятия;

2)      принимает вопросы в заранее оговоренной форме обращения с представителями СМИ;

3)      корректно определяет кандидата на очередной вопрос;

4)      оперативно находится на связи с организаторами мероприятия по вопросам возможной модерации хода мероприятия;

5)      объявляет о начале и финале мероприятия.

Если для реализации задач по брендингу Вашей компании или продукта возникла необходимость проведения таких «общительных» ивент-мероприятий как конференция или пресс-конференция, брендинговое агентство Русские Пингвины полностью обеспечит разработку и проведение качественного мероприятия, а также результативное общение его участников.